Agilidade, segurança e economia. Esses são os principais benefícios esperados com o novo sistema de informação adotado pela PGE.

A partir do próximo ano, todos os processos na Procuradoria Geral do Estado (PGE) tramitarão em meio digital. Os documentos serão digitalizados e a movimentação processual será feita por meio do computador, eliminando a utilização de papel.

O novo sistema de informação foi adquirido no início de 2008, e está sendo instalado gradativamente nas nove setoriais da PGE. Com ele é possível fazer toda a gestão do processo – desde a distribuição para o procurador até o arquivamento – em meio eletrônico. Isso trará ganho de tempo, segurança e uma melhor gestão dos processos.

A modificação na rotina de trabalho é outra conseqüência. Hoje, os procuradores trabalham isoladamente. Com a mudança, os trabalhos estarão disponíveis virtualmente, facilitando o compartilhamento das teses, além do melhor controle das tarefas e dos prazos.

Para garantir a segurança foi utilizado um conjunto de tecnologias. O acesso ao sistema só é possível em computadores cadastrados, os usuários devem ser habilitados previamente e os dados são criptografados, como ocorre nos acessos a contas bancárias pela Internet.

O sistema

A necessidade de um novo sistema de informação foi detectada em 2007, quando o Tribunal de Justiça do Espírito Santo apresentou à PGE uma proposta de solução para a virtualização dos processos de execução fiscal. O sistema de controle de processos antes existente na PGE, além de não atender às necessidades da Procuradoria, não poderia ser utilizado na virtualização dos processos.

Instalado há pouco mais de dois meses em duas sub-procuradorias do Estado, o PGE.Net já trouxe mudanças e melhoria no trabalho dos procuradores. “A dinâmica dos processos melhorou. Estamos economizando tempo”, afirma o procurador do Estado Paulo Marshall, que utiliza o sistema há um mês.

O sistema foi desenvolvido em 2003 pela empresa Softplan para a Procuradoria Geral do Estado de Santa Catarina (PGE/SC). “Toda a inteligência do sistema foi desenvolvida pelos procuradores catarinenses. Foram dois anos de desenvolvimento”, explica o gerente de informática da PGE, Ariel Leite Siqueira.

Um grupo de trabalho formado por procuradores, assessores e a Gerência de Informática da PGE/ES estudou detalhadamente o sistema, identificando as adequações necessárias. O resultado foi um conjunto de funcionalidades e ferramentas totalmente adaptado à realidade da Procuradoria do Espírito Santo.

Eliminação do uso de papel

Ao eliminar o uso de papel, o novo sistema pode ajudar a resolver um grande problema da Procuradoria Geral do Estado, a falta de espaço. “Nosso espaço é extremamente reduzido. Não temos um espaço confortável para acomodar toda essa documentação”, explica a subprocuradora geral para Assuntos Administrativos, Ana Lauff.

Ariel Leite explica que a maior parte do arquivo das procuradorias é composto de cópias dos autos processuais que estão na Justiça. Essas cópias não precisam ser em papel, pois não têm valor judicial. Baseado neste principio, é possível classificar o que de fato deve ser arquivado e o que pode ser guardado virtualmente. “Na PGE/SC eles conseguiram reduzir meio andar de arquivos em papel”, acrescenta Ariel.

“Ainda estamos estudando quanto tempo estes documentos ficarão arquivados. Todo documento que chega aqui é cópia de um processo que está tramitando em juízo. Qualquer tipo de problema basta recorrer aos autos originais que estão no Poder Judiciário”, acrescenta Ana Lauff.

 

Implantação e aperfeiçoamento

Todos os procuradores e assessores estão sendo treinados para utilizar o sistema, que continua sendo aperfeiçoado. “Estamos no caminho de implantação e aperfeiçoamento. Em cada setorial que este sistema entra, são levantadas questões e problemas que devem ser resolvidos”, acentua a subprocuradora.

Foram escolhidos alguns servidores, assessores e procuradores que operam como multiplicadores. Eles atuam treinando e dando suporte aos novos usuários. Além disso, estão atentos às demandas e sugestões dos colegas.

Foi criado também um setor de cadastro de processos. Antes, cada setor cadastrava seus processos e havia diferença na forma de registrar os dados. O objetivo é que todo cadastro seja feito em um único setor, evitando diversas interpretações de um mesmo fato. Os processos antigos, já cadastrados, entrarão no sistema quando forem movimentados.

Controle de precatórios

Até o fim do ano deve ser implantado também o sistema de controle de precatórios. “Estamos trabalhando junto à Softplan para finalizar as adequações do sistema de controle de precatórios”, informa ainda a subprocuradora.

O sistema de controle de precatórios já foi implantado com sucesso na Procuradoria Geral de São Paulo. A expectativa é que ele possibilite uma melhoria na administração dos débitos e no planejamento estratégico das ações do Governo.